Nel settembre 2013 la dott.ssa Alma Oleari, Direttore dell’ Archivio Storico della Diocesi, è stata nominata coordinatrice per il progetto di catalogazione dell’Archivio Storico con il programma CEIAr con l’intento primario di salvaguardare, tutelare e valorizzare il patrimonio documentario della Diocesi.
CEIAr è il software che l’Ufficio Beni Culturali della Conferenza Episcopale Italiana ha voluto come ausilio elettronico agli interventi di riordino e descrizione degli archivi storici diocesani ed ecclesiastici in senso più ampio. CEIAr è un programma pensato per supportare l’archivista nello svolgimento di tutte quelle operazioni che implicano la descrizione, ed eventualmente il riordino, di materiale documentario di interesse storico. Con CEIAr, dunque, è possibile dare luogo alla produzione, sia in formato elettronico che nella classica versione su carta, di tutte le diverse tipologie di strumenti di corredo, i quali tradizionalmente costituiscono il più visibile ed apprezzato esito (non certo l’unico) della professionalità archivistica. Caratteristica peculiare di questo software è la flessibilità: a fronte di un universo estremamente variegato quale è quello degli archivi storici ecclesiastici, in cui ogni singola realtà costituisce un unicum, CEIAr è lo strumento che consente sia di trattare tipologie anche molto diverse di documentazione, sia di intraprendere interventi differenziati fra loro, dal più generico al più dettagliato: in proposito, uno dei suoi caratteri distintivi è la capacità di supportare reiterati interventi sulla medesima realtà archivistica, procedendo per successivi livelli di approfondimento.
La CEI ha offerto gratuitamente il software (che rispetta gli standards archivistici) e l’assistenza informatica e scientifica al personale addetto all’inventariazione.
I documenti vengono innanzitutto puliti, analizzati e si individuano i fondi o serie in relazione alla storia dell’ente produttore. Si procede, quindi, alla schedatura con CEIAr e il lavoro è revisionato in collaborazione con l’Ufficio Beni Culturali della CEI di Roma.
Non viene pubblicato materiale la cui datazione risulti posteriore agli ultimi 70 anni (secondo gli attuali termini di legge) e non vengono pubblicate le specifiche di collocazione.